Profunde Erfahrung in Registratur- und Aktenverwaltung, eine präzise und kontrollierte Transformation in die digitale Stufe, die Zusammenführung in elektronische Archivierungssysteme und deren kontinuierliche Pflege und Aktualisierung eröffnen erhebliche Rationalisierungs- und Kostenreduzierungspotentiale und sind die wichtigste Voraussetzung für den heute unabdingbaren schnellen Datenzugriff- und Informationsfluss.
Träumen Sie auch vom papierlosen
Büro?
Wäre es nicht viel effizienter, wenn statt unübersichtlicher Papierberge
nur die wirklich wichtigen Vorgänge auf Ihrem Arbeitsplatz landen?
Und Sie mehr Zeit für Ihre Kunden haben?
Wenn Sie nicht nur Kosten sparen, sondern auch Umsätze steigern?
Wir haben die Lösung:
Digitales Dokumentenmanagement.
Studien haben ergeben, dass sich die internen Administrationskosten um
ungefähr 0,36 bis 1,35 Prozent des Umsatzes reduzieren, wenn papierhafte
Prozesse durch elektronische Geschäftsprozesse ersetzt werden.
Rationalisieren Sie die
Papierberge einfach weg!
Mit unserem Rundum-Service starten Sie durch.
Und das papierlose Büro ist nicht länger nur ein Traum.
Ihr Vorteil:
schnellere Zugriffszeiten
ortsunabhängige Abfragemöglichkeiten
gezielte Suchmöglichkeiten
elektronische Weiterverarbeitungsmöglichkeit
erhebliche Reduzierung von Lagerkosten
und nicht zuletzt eine höhere Dokumentensicherheit!
Unser Service fängt beim Posteingang an:
Wir übernehmen die Aufgaben, die sonst Ihre Poststelle erledigt: Post
abholen (auch vom Schließfach), sortieren, bearbeiten. Aber unser Service geht
noch weiter. Denn wir legen Ihnen keine Papierberge auf den Tisch.
Stattdessen entklammern und entheften wir die Dokumente. Alle Belege werden
registriert und mit neuesten Technologien tagesaktuell digitalisiert. Wir
organisieren so Ihre elektronische Ablage.
Und auch bereits vorhandene, sehr große Registraturen überführen wir nach
Ihren Vorgaben in elektronische Form.
Falschablagen werden von uns korrigiert.
Existierende, elektronische Ablagen optimieren wir und migrieren Ihre
elektronischen Dokumente in den neuen Archivstandard ISO-19005.
So geht kein Schriftstück und Beleg verloren.
Zukunftssicherheit durch ausschließlich
ISO-Standardkonforme Digitalisierung.
Bei der Digitalisierung von Dokumenten setzen wir auf den neuen
PDF/Archiv-Standard.
Dieser wurde im Jahr 2005 von der ISO (International Organization for
Standardization) als Standard für Langzeitarchivierung festgelegt. Die
Vorschriften regeln Aufbau und Inhalte dieser Dateien. Nur die zum Öffnen und
Anzeigen erforderlichen Informationen werden übernommen. Damit haben Sie die
Sicherheit, dass Ihre mit diesem Format archivierten Dokumente über einen
langen Zeitraum ihr Erscheinungsbild beibehalten– und zwar unabhängig von den
Anwendungen und Systemen, mit denen sie er stellt wurden.
Farbscans für originalgetreue Darstellung.
Sie sollen nicht nur Ihre Belege und Dokumente, wie z.B. Rechnungen
wiederfinden, sondern auch den größtmöglichen Nutzen aus Ihren elektronischen
Archiven ziehen. Deshalb werden Ihre Dokumente von uns mit speziellen
Verfahren gescannt.
Da schwarz-weiß Scans nicht mehr dem Aussehen des Original-Dokumentes
entsprechen, kann insbesondere bei rechtlich relevanten Belegen die
Beweiskraft des Scans verloren gehen. Deshalb scannen wir meistens in
Vollfarbe, dabei bleiben alle Farbinformationen erhalten. Originalgetreue und
farbige Scans erleichtern zudem Ihren Mitarbeitern die Bearbeitung, denn sie
sind besser lesbar und können leichter erkannt werden. Dadurch steigt die
Produktivität und Sie sparen Kosten.
Warum Farbe?
Steigert die Produktivität und spart Geld !
Besseres Arbeiten mit farbigen Dokumenten !
14 % besseres Verständnis der Dokumente !
70 % schnellere Entscheidungsfähigkeit !
80 % Verbesserung der Lesegenauigkeit !
Unsere PDF/A Scans werden mit einer Kompressionsrate von über 600:1 komprimiert und können in Vollfarbe erstellt werden, ohne dass die resultierenden Dateien größer sind als herkömmliche bitonale Scans. Eine Optimierung für Web- und Datenbankanwendungen wird automatisch vor genommen.
Nicht einfach nur Scans… sondern weiterverwendbare
Texte.
Jeder Beleg durchläuft einen Texterkennungsprozess. Wir lesen nicht nur
einzelne Felder für die Indexierung aus, sondern immer den Volltext. Dieser
Text wird in das PDF-Dokument integriert und steht für eine Volltextsuche zur
Verfügung. Das eigentliche Bild des Dokuments verändert sich dabei nicht, da
der Text als zusätzliche Ebene eingebunden wird. Selbst eine Weiterverwendung
der Texte wie für „Copy & Paste” oder in Textverarbeitungsprogrammen ist
möglich.
Die Volltext-OCR ist bei uns Standard und kostet
keinen Aufpreis!
Die Informationen ordnen wir den entsprechenden Dateien zu. Auf Wunsch importieren wir diese in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dank dieses Vorgehens können Dokumente einfach und schnell mit verschiedensten Suchroutinen aufgefunden und bearbeitet werden. Alle Such- und Textfunktionen stehen auch gänzlich ohne DMS, einfach mit Windows®- und Acrobat®- Bordmitteln zur Verfügung.
Rechtssichere Eliminierung von Papierarchiven durch
Signaturen im Scan-Prozess.
Die Vernichtung der Papier-Orginalbelege ist nicht immer gestattet, da
weiterhin im Streitfall ein Nachweis über die Orginaldaten geführt werden
muss. In gerichtlichen Streitfällen muss dabei stets auf
das Papieroriginal zurückgegriffen werden. Dies führt meist zu
erheblichen Aufbewahrungs- und Retrievalkosten.
Die qualifizierte ScanAll®-Signatur ermöglicht den
rechtssicheren Nachweis darüber, dass die durch den Scan-Vorgang erzeugten
digitalen Daten nicht unentdeckt manipuliert wurden. Dies wird durch
qualifizierte personenbezogene Signaturen sichergestellt. Durch die spezielle
Technologie können auch hochvolumige Papier- und Datenbestände schnell und
sicher in "Papierlose Archive" überführt werden. Insbesondere im Bereich der
gesetzlichen Kranken- und Sozialversicherungen ist der Einsatz qualifizierter
Signaturen bei Scan-Prozessen bereits heute durch entsprechende Vorschriften
in der Gesetzgebung eine unumgängliche Anforderung an die im Scannen
eingesetzte Technologie.
Vorteile der qualifizierten ScanAll®-Signatur und der ScanAll®-Qualitätssicherung (SAQA™):
Stapelsignatur mit Stichprobenprüfung für
Massenbelegverfahren
Signaturgesetzkonforme Signaturerzeugung
Weit verbreitet, bewährt und technisch
stabil
Kombination von Signaturerzeugung und
-verifikation
Freie Formatwahl: Unterstützung aller
relevanten Bildformate (TIFF, MP-TIFF, PDF/A)
Zertifizierte Aktenvernichtung.
Wir vernichten Ihr Papier im Anschluss auf Wunsch zertifiziert gemäß BDSG/DIN
32757.
Gerade ScanAll®
ist hochgradig spezialisiert auf ISO-konformes Digitalisieren und
PDF/A-Erstellung mit qualifizierter elektronischer Signatur. So ist es nur
logisch, dass wir unser Dienstleistungsspektrum mit einer Aktenvernichtung
gem. BDSG/DIN 32757 abrunden.
Und wenn Sie die Papierberge nicht entsorgen möchten: kein Problem. Wir
scannen stets so, dass alle Ordner und Mappen nach dem Scannen exakt wieder so
geordnet sind wie vor dem Scannen.
Kurz:
ScanAll® setzt auf
ausschließlich ISO-konforme PDF (PDF/A oder PDF/Archive).
Die ISO (International Organization for Standardization) hat das PDF/A-Format
als Standard für die Langzeitarchivierung anerkannt. Damit haben Unternehmen
die Sicherheit, dass ihre mit diesem Format archivierten Dokumente als
"elektronische Dokumente" künftig auch anerkannt
werden- und zwar unabhängig von den Anwendungen und Systemen, mit denen sie
erstellt wurden.
Die täglich eingehenden Papierdokumente in einem Unternehmen sind
meistens in irgendeiner Weise farbig. Originalgetreue, farbige Scans können
schneller erkannt und zugeordnet werden als verlustreiche schwarz/weiße
Kopien.
ScanAll® macht es möglich: farbige Dokumente können originalgetreu
verarbeitet werden, und dies bei gleichem Speicherbedarf und gleichen
Downloadzeiten wie bisher von schwarz/weißen Belegen bekannt. Denn ScanAll®
PDF Dateien sind in voller Farbe nur so groß wie die bekannten
schwarz/weißen FaxG4 TIFF Dateien!
Auch Unternehmen, die ausschließlich schwarz/weiße Belege haben,
profitieren: Denn im schwarz/weiß Bereich sind ScanAll® PDF Dateien 50%
kleiner als Fax G4 TIFF Dateien!
Alle ScanAll®-Scans werden generell und ohne Aufpreis (!)
volltexterfasst. Das ist einmalig in der gesamten DMS-Branche!
In
allen Scans ist Volltextsuche und Copy & Paste möglich.
Rechtssichere Eliminierung von
Papierarchiven durch Signaturen im Scan-Prozess!
Wir vernichten Ihr Papier im Anschluss auf
Wunsch zertifiziert gemäß BDSG/DIN 32757.
Wir konvertieren unsere Scans in hoch komprimierte und im Volltext durchsuchbare PDF (natürlich auch in Vollfarbe), die dann 100% kompatibel zur neuen PDF/A ISO-Norm sind und je nach Anforderung auch elektronisch qualifiziert signiert werden um so eine rechtssichere Eliminierung von Papierendokumenten zu gewährleisten.
No Go!
...oder auf was wir nicht spezialisiert sind!
--> unser komplettes Leistungsspektrum
--> was ist PDF/A und warum ist es heute unverzichtbar beim Scannen?
PDF/A-2 wurde veröffentlicht und ist bei ScanAll® jetzt
bereits im Einsatz! 
--> was macht unseren BlueStar® Qualitätsscan aus - und wie erkennt man ihn?
ScanAll®-
Weblog:
besuchen Sie auch
unseren Blog
PDF/A,
PDF/X, PDF/E, PDF/H, PDF/VT, PDF/UA, PDF1.7, PDF2.0 - wer blickt noch durch?
1.08.2011
Ausgabe der Scans als Textdateien
PDF/A und die IT-Standards in der Justiz
Übersicht der PDF-ISO-Normen (aktualisert)
Die Konvertierung von Alt-PDFs nach PDF/A inkl. maschineller Texterfassung
DPI – und warum das NICHT die Auflösung beim Scannen ist!
Archivierung digital erzeugter/ eingegangener Dokumente
Barcodeerkennung und automatisierte Dateinamengenerierung
Felderkennung im Freiformverfahren und digitale Extraktion
PDF wurde ISO-Standard- wozu dann noch PDF/A?
Rechtssichere Eliminierung von Papierarchiven durch Signaturen im Scan-Prozess
Flyer zum Download:
ScanAll-Flyer
2009 High-Res.
|
ScanAll-Flyer
2009 Low-Res.
BlueStar-Flyer
2009 High-Res.
Handout für KMU (Kleine und mittlere Unternehmen)
Abhandlungen:
2001: ODYSSEE
ZUM PAPIERLOSEN BÜRO
[sehr frei nach Arthur C. Clarke: 2001: Odyssee
im Weltraum]
… oder der 10-Punkte Diskurs zum Elektronischen Dokumentenarchiv
von Michael Lauterbach (Bearbeitung: Miriam
Elting)
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